接傳真：分自動和手動兩種。可以在機器上設置，詳細參考說明書。
如果是自動接收，電話響了幾聲之后就會自動轉成接收狀態，你不用理的。
如果是手動接收也不麻煩，拿起電話，對方會說“給個信號”，你就要按“確認”按鍵，一般不同的傳真機按鍵的名稱不同，也有叫“開始傳真”的。但一般它會是最大的那個鍵。當你聽到聽筒里有信號傳輸的聲音，就是有點刺耳的那種，你就可以放下聽筒，這時傳真機上就會顯示“正在傳輸”（不同傳真機說法不動）。你只要保證傳真機里有紙就可以接到了。
發傳真：把你要發的原稿放入傳真機，一般傳真機都會自動進紙，說明傳真機已準備好可以傳真，拿起電話，按完號碼后，等對方給信號，如對方是自動的，會在幾聲響后聽到信號聲（與收傳真時聽到的聲音相同）。如是手動的，就有人接聽，請對方給信息，也會聽到以上聲音，這時你可以按“確定”（同收傳真），之后放下聽筒，原紙在機器上走一遍后傳真就發過去了。
簡單步驟:
簡單的說，
發傳真：先放好要發的文稿，機器上一般都會有標志，（一般是字面向下）再拿起手柄，或者免提（監聽）按對方號碼．通了以后，叫對方給你傳真信號（對方是自動接受，你就會直接聽到信號音了，不用叫對方給了），你聽到信號音后，按傳真開始鍵，就可以發出去了．
收傳真：當本傳真機電話鈴響起，你拿起電話，按傳真開始就可以了．（最好是聽到對方說叫你給信號，你再給，以免是對方想和你聊聊呢，呵呵）要是你的傳真機設置為自動接受，你就不需要這樣了，機器自動響鈴幾聲后，自動給對方信號，然后接收傳真．